Kun avoin tilaus on siinä vaiheessa, että se voidaan hyväksyä ja laskuttaa asiakkaalta, tapahtuu se seuraavasti:


1. Siirry tilaukset-osioon ja etsi laskutettava avoin tai vahvistettu tilaus


  • Laskutettavia tilauksia ovat 
    • sinipohjainen avoin tilaus
    • sinipohjainen koontitilaus (kansiokuvake)
    • keltapohjainen vahvistettu tilaus



  • Tilauksia hakiessasi voit halutessasi rajata näkymää käyttämällä Näytä: Avoimet tilaukset tai Näytä: Vahvistetut tilaukset -toimintoa ja/tai tagirajauksella, mikäli tageja on määritelty.







2. Klikkaa tilaus auki





3. Muokkaa tilauksen tietoja, mikäli tarve


  • Jos olet aivan varma, että mikään tilauksessa ei ole muuttunut, voit hyväksyä tilauksen heti ja hypätä tämän ohjeen seuraavaan kohtaan
  • Mikäli haluat muokata tilauksen sisältöä, hintoja tai muita tietoja, klikkaa tilausnäkymän oikeasta yläkulmasta "Muokkaa tilausta"
  • Tarkista kaikki tilauksella olevat tiedot. Etene vaihettain asiakastiedoista, nimikkeiden kautta laskun tietoihin. Kun kaikki on kohdallaan, voit edetä hyväksymään tilauksen





4. Tilauksen hyväksyminen ja laskutus


Kun kaikki on tarkistettu ja varmasti oikein, tilaus on valmis hyväksyttäväksi ja laskutettavaksi.


Tilauksen alalaidasta löydät Tallenna ja Hyväksy -painikkeet valintoineen. Valitse niistä tarpeesi mukainen toiminto:



 




Tallenna: Tilaus pysyy avoimena ja sitä pystyy edelleen muokkaamaan


  • Tilaukselle tehdyt muutokset tallennetaan 
  • Tilaus säilyy muokattavana ja sen sisältöä pystytään muuttamaan myöhemmin jos on tarve
  • Avoimia tilauksia, koontitilauksia ja vahvistettuja tilauksia EI huomioida Johkun myynti- tms. raporteilla sillä ne eivät ole vielä asiakkaalta laskutettua myyntiä -  vain tositteet huomioidaan raporteilla


Hyväksy > Kortti/Käteinen: Tilaus hyväksytään valitulla maksutavalla ja sille syntyy tosite. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


  • Avoin tilaus hyväksytään ja merkitään maksetuksi joko kortilla tai käteisellä
  • Johkuun syntyy tästä Tositteet-osioon kirjanpitoon menevä tosite


Hyväksy > Lasku: Tilaus hyväksytään laskutettavaksi ja asiakkaalle lähetetään lasku. 

Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


  • Johkuun syntyy tästä Tositteet-osioon kirjanpitoon menevä tosite, jonka maksutapana Lasku
  • Johku lähettää asiakkaalle sähköpostiin laskutusviestin (Asetukset/Viestit/Laskutusviesti), jonka liitteenä on PDF-muotoinen lasku
  • Tositteelle/laskulle ei kirjaudu suoritusta automaattisesti vaan kauppiaan on lisättävä se manuaalisesti tositesivulta löytyvään Suoritukset-kohtaan, kun asiakas on maksanut laskunsa
  • Mikäli Johkuun on kytketty Ropo Capitalin Trust-laskutuspalvelu (Ota palvelu käyttöösi), lasku lähtee asiakkaalle suoraan Trustin kautta ensisijaisesti verkkolaskuosoitteeseen ja toissijaisesti sähköpostiin. Johkun laskutusviesti lähetetään ilman laskutietoja ja PDF-laskua. Ropo-laskutuspalvelua käytettäessä asiakkaan suoritustieto välittyy Johkuun eli lasku kirjautuu maksetuksi automaattisesti


Hyväksy > Tosite ilman maksusuorituksia: Tilaus hyväksytään ja tosite syntyy ilman suoritusmerkintää. 

Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


  • Avoin tilaus hyväksytään ja syntyy tosite ilman maksusuorituksen kirjautumista eli tosite on Ei maksettu -merkinnällä
  • Tällaiselle tositteelle saa suorituksen kirjattua manuaalisesti Suoritukset-kohtaan halutulla maksutavalla
  • Tilauksen hyväksyminen ilman maksusuorituksia -valintaa käytetään jos on tarve kirjata tositteelle suoritus muulla kuin kortti tai käteinen -maksutavalla, esim. verkkomaksuna tai arvokorttilla maksettuna


Hyväksy > Vahvista tilaus: Tilaus vahvistetaan mutta hyväksytään tositteeksi/laskutetaan myöhemmin. Asiakas saa liput/arvokorttikoodit jo tässä vahvistamisvaiheessa jos niitä on tilauksella. 

  • Tilauksen vahvistamista tarvitaan, kun asiakkaalle täytyy saada toimitettua mobiililiput tai arvokortit ennen niiden maksamista. Käytännössä tällaisia tilanteita ovat esim. yritykset ja yhdistykset joita laskutetaan vaikkapa kootusti vuoden lopussa tai muuten jälkikäteen
  • Tämä valinta ei näy, jos käsittelet Vahvistettua tilausta, sillä se on jo vahvistettu
  • Tilauksen vahvistaminen ei luo tositetta, sen sijaan tilaus muuttuu Vahvistettu tilaus-tyyppiseksi tilaukseksi
  • Tilauksen vahvistamisen jälkeen asiakkaalle lähtee tapahtumaliput tai arvokortit sähköpostitse
  • Elokuvateatteritoiminnassa kävijöiden rekisteröityminen levittäjäraportointiin edellyttää että tilaus joko vahvistetaan tai maksetaan - pelkät lippuvaraukset (=avoimet tilaukset) eivät raportoidu
  • Kun vahvistettu tilaus halutaan laskuttaa yritykseltä, klikataan Hyväksy > Lasku. Tai jos yritys maksaa tilauksen esim. käteisellä paikan päällä, klikataan Hyväksy > Käteinen


Hyväksy > Ei laskuteta: Tilaus hyväksytään ei laskutettavana eikä tositetta synny. Tilausta ei pysty enää muokkaamaan.


  • Tilauksen hyväksyminen Ei laskutettavana kuittaa tilaukseen Johkuun, eikä sitä tämän jälkeen pääse enää muokkaamaan
  • Johkuun ei synny tositetta eikä asiakkaalle lähetetä viestejä
  • Koska tositetta ei synny, Ei laskuteta -valinnalla hyväksytty tilaus ei myöskään näy myyntiraporteilla/Johkun myynnissä








Tuote- ja resurssiviestintä (notifikaatiot)


  • Johkussa on mahdollista määrittää tuotteille ja resursseille viestejä eli notifikaatioita. Nämä tyypillisesti ovat esim. varausvahvistuksia tai muita tuote- tai resurssispesifejä viestejä
  • Valitsemalla "ei notifikaatioita" täpän ja sen jälkeen Hyväksy > [maksutapa], asiakkaalle ei lähetä näitä määriteltyjä notifikaatioita. Muissa tapauksissa viestit lähtevät tuotteeseen tai resurssiin tehtyjen määritysten mukaisesti
  • Ei notifikaatioita -valinta ei vaikuta Johkun vahvistusviestien (tilausvahvistus tai maksuvahvistus) lähettämiseen vaan vahvistusviestit lähtevät aina